En plena era digital, la gestión documental tradicional se ha convertido en un obstáculo para muchas comunidades de propietarios y administraciones de fincas. Archivos en papel, armarios desbordados, dificultades para localizar un contrato o una factura concreta… ¿Te suena?
En Gescity ofrecemos un servicio de digitalización de documentos diseñado específicamente para mejorar la organización, seguridad y eficiencia en la gestión de comunidades. Convertimos los documentos físicos en archivos digitales accesibles en todo momento, desde cualquier dispositivo, con la máxima seguridad y cumpliendo con la normativa vigente en protección de datos.
¿Por qué digitalizar la documentación de tu comunidad?
La digitalización no es solo escanear un papel. Es transformar la forma en que accedes, compartes y proteges la información. Entre sus beneficios destacan:
- Acceso inmediato y desde cualquier lugar: ya no es necesario desplazarse a la oficina del administrador para consultar un documento.
- Mayor seguridad: los archivos digitales pueden cifrarse, tener copias de seguridad y restringirse por permisos.
- Cumplimiento normativo: aseguramos que toda la documentación esté tratada conforme al RGPD y la LOPDGDD.
- Reducción del uso de papel y ahorro de espacio: una solución ecológica y práctica.
- Mejora en la atención al cliente: ante cualquier duda o consulta, se puede recuperar la información en segundos.
¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?
Desde Gescity trabajamos con una amplia variedad de archivos:
- Contratos de mantenimiento o servicios
- Actas de reuniones
- Recibos y facturas
- Certificados energéticos o de inspecciones técnicas
- Comunicaciones con proveedores y propietarios
- Planos y documentación técnica del edificio
Además, ofrecemos un sistema de clasificación y búsqueda inteligente que permite localizar fácilmente cualquier documento por fecha, tipo o palabra clave.
¿Y qué pasa con la seguridad?
La protección de datos es una prioridad absoluta. Aplicamos medidas avanzadas de seguridad:
- Servidores protegidos y con copias de respaldo automáticas
- Acceso restringido solo a usuarios autorizados
- Registro de actividad para controlar quién accede a qué documento
Además, nuestro equipo se encarga de todo el proceso: desde la recogida y escaneo hasta la clasificación y carga en el sistema.
Digitaliza tu comunidad con Gescity
La digitalización documental no es el futuro. Es el presente. Y en Gescity lo hacemos fácil, seguro y eficaz. Si eres administrador de fincas o formas parte de una comunidad que quiere dejar atrás los archivadores y dar un salto de calidad en la gestión, cuenta con nosotros.